دفتر الأستاذ دفتر محاسبي ذو أهمية كبيرة وذلك لتدوين كافة القيود اليومية المتباينة به، بالتالي التمكن من معرفة الحركة المالية لكل حساب، مثال توضيحي : يوجد لكل شركة أو مؤسسة حساب أستاذ للحسابات البنكية والتي يتم تدوين العمليات المحاسبية سواء في خانة المدين أو الدائن.

يتميز دفتر الأستاذ بتقديم بيانات مفصلة حول العمليات الخاصة بحسابات الشركة، لذلك يجب على المحاسب الاحتفاظ بكافة المستندات والأوراق والشيكات والإيصالات لإثبات صحة ما يتم تدوينه في الدفتر.

دفتر الاستاذ العام في المحاسبة هو وثيقة تستخدم لتسجيل وتلخيص جميع الحسابات والمعاملات المالية للشركة أو المؤسسة خلال فترة زمنية معينة. يتم استخدامه لتسهيل عملية إعداد القوائم المالية وتقارير الضرائب وتحليل الأداء المالي.

يتم في دفتر الاستاذ العام تسجيل جميع العمليات المالية بشكل مجمع وتصنيفها تحت عناوين مختلفة وفقاً لنظام معين، مثل الأصول، الخصوم، الإيرادات، والمصروفات. يُستخدم الدفتر لتتبع تغييرات حسابات الشركة عبر الزمن وتحليلها لاتخاذ القرارات المالية الصحيحة.

لذلك يمكن اعتباره بمثابة مخزون معلوماتي تعتمد عليه الشركة في تخزين البيانات والمعلومات المالية الخاصة بها، كذلك يتم الاستعانة به في إعداد القوائم المالية وميزان المراجعة، بالإضافة إلى أنه شائع الاستخدام في المؤسسات والشركات التي تستخدم القيد المزدوج لتحديد البيانات بصورة أفضل وأدق.

ما هو دفتر الأستاذ المساعد

دفتر الأستاذ المساعد يستخدم في تدوين الحسابات بصورة مفصلة : منها على سبيل المثال حساب العملاء والمعاملات الخاصة بالأصول الثابتة، بالإضافة إلى حسابات المعاملات المصرفية، لذلك يمكن الحصول من خلال الدفتر على البيانات الخاصة بكل حساب ومعامله حسابية بصوره تفصيلية، لذلك نجد أن كل حساب مدون في دفتر الأستاذ العام له في المقابل معلومات مفصله في دفتر الأستاذ المساعد.

الفرق بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ المساعد

يوجد فوارق جوهرية بين دفتر الأستاذ العام وبين دفتر الأستاذ المساعد نوضحها فيما يلي:

أنواع الحسابات في دفتر الأستاذ

كما ذكرنا أن دفتر الأستاذ يحتوي على حسابات متباينة ننوه عن كل منها فيما يلي:

• حسابات الأصول : يندرج فيها الأصول الثابتة والمصروفات المدفوعة بشكل مسبق، كذلك يتم تدوين حسابات القبض وحسابات النقدية وكذلك في الأصول المتداولة.
• حسابات الخصوم : يتم كتابة الديون الخاصة بالمؤسسة أو الشركة بالإضافة إلى الحسابات الدائنة كذلك أوراق الدفع تحت هذا البند.
• حساب الإيرادات : ويندرج تحته حساب المبيعات بالإضافة إلى رسوم الخدمات.
• حساب مصروفات : يتضمن رواتب وأجور العاملين والموظفين، بجانب النفقات والمصاريف الخاصة بالاستهلاك.
• حساب حقوق الملكية : يدرج المحاسب حسابات الأسهم المتمثلة في الأسهم العادية والأسهم المفضلة، بالإضافة إلى الأسهم المشترك كذلك يندرج تحتها حسابات الأرباح المحتجزة.

ما هو دفتر اليومية؟

دفتر اليومية يعد أهم القيود المحاسبية الذي تبدأ به الدورة المحاسبية المختلفة، حيث يتم تسجيل القيود برقم تسلسلي وبترتيب التاريخ، تتمثل أهمية دفتر اليومية في تدوين جميع المعاملات المحاسبية التي تتم بصفة يومية في الشركة، كذلك من خلاله يتم تصنيف الحسابات سواء حسابات مدينة أو حسابات دائنة، كذلك يقوم المحاسب بوصف العملية المحاسبية المدونة بالدفتر وشرحها.

يتضمن الدفتر البنود التالية:

المدين ,  رقم القيد ,  رقم المستند ,  الدائن البياني ,  رقم صفحه الأستاذ ,  والتاريخ .  الجدير بالذكر أن هناك نوعين من القيود اليومية هما القيد اليومي البسيط والقيد اليومي المركب.

ما الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؟

كلا الدفترين يتم استخدامهما لتدوين المعاملات المحاسبية الخاصة بالشركة أو المؤسسة، لكن بطرق مختلفة حيث يوجد فروق بينهما نوضحها فيما يلي:

الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ

تعد عملية الترحيل لدفتر الأستاذ الخطوة التالية بعد إعداد دفتر اليومية حيث يقوم المحاسب بتصنيف المبالغ دائنة ومدينة وفق خطوات معينة، نوضحها فيما يلي:

• لابد من تخصيص صفحة مستقلة لكل حساب في دفتر الأستاذ.
• تدون المبالغ المدينة المسجلة بدفتر اليومية في خانة المدين كتابة الطرف الدائن في خانة البيان.
• كما يتم تدوين المبالغ الدائنة تحت خانة الدائن والإشارة للطرف المدين في خانة البيان.

مثال توضيحي:

القيود اليومية

تتم عملية الترحيل لدفتر الأستاذ على النحو التالي:

ح/ البنك

الترحيل من دفتر الأستاذ إلى ميزان المراجعة

الغرض من ميزان المراجعة هو التيقن من صحة البيانات المسجلة بكل من القيود اليومية ودفتر الأستاذ، لذلك يتم عمل قائمة تضم كافة الحسابات المسجلة في دفتر الأستاذ، إليكم مثال توضيحي على ذلك فيما يلي:

أهمية دفتر اليومية

تدوين كافة المعاملات المالية التي تحدث داخل المنشأة مما يساعد على اتخاذ القرارات الصائبة بناء على البيانات التي تحتويها، لذلك تكمن أهميتها في التالي:

• المحافظة على دقة البيانات المدونة في سجلات الشركة.
• التمكن من إدارة العمليات سواء المحاسبية أو المالية الخاصة بالشركة بسهولة مما يوفر الوقت والجهد.
• التمكن من إعداد القوائم المالية المختلفة وتسوية الحسابات مثل إعداد قائمة الدخل وإعداد الميزانية العمومية.
• اكتشاف أي خطأ بسهولة وذلك لأن كل معاملة تدون في الجانب المدين مرة وفي الجانب الدائن مرة أخرى مثال توضيحي : إذا تم كتابة مبلغ معين وليكن 1500 ريال بالجانب المدين وكتابة 1000 ريال بالجانب الدائن عن طريق الخطأ سوف يتم اكتشاف ذلك وتصحيح القيد.
• كذاك تكمن أهمية القيود اليومية في معرفة حركة الأموال وتتبعها داخل الشركة.
• بالإضافة الى أنها تستخدم لمد المحاسب بالبيانات الخاصة بالإيرادات والمصروفات وذلك لإعداد الضرائب بسهولة.
• كذلك يمكن من خلاله معرفة الوضع الحالي لمخزون الشركة، بالإضافة إلى التحقق من عدد الفواتير ومضاهاتها بعدد القطع المباعة وقيمتها بالفعل.
• التمكن من اتخاذ القرارات المالية الصحيحة من خلال المعلومات التي يتضمنها الدفتر.

كيفية عمل دفتر اليومية

من خلال منصة خزينة نجد أنه يتم عمل دفتر اليومية وفق خطوات محددة نوضحها فيما يلي:

• يجب على المحاسب الاحتفاظ بالفواتير والأوراق المتعلقة بكل معاملة مالية تمت.
• القيام بتحديد الطرف المدين والذي يشار إليه ب (من) كما يتم تحديد الطرف الدائن ب (إلى).
• يقوم المحاسب بكتابة المبلغ المدين في الخانة الخاصة بالمدين بينما في خانة الدائن يتم كتابة المبلغ الدائن.
• يتم وصف العملية في خانة المستند.
• أما في خانة التاريخ فيتم كتابة التاريخ الذي تمت به المعاملة.
• كذلك يتم تقدين شرح عن المعاملة في خانة البيان.
• لابد من ترقيم صفحات قيود اليومية والتأكد من صحة البيانات.
• بنهاية كل صفحة يتم جمع المبالغ المدرجة بها للتحقق من صحتها وصحة البيانات.

كيفية تسجيل المعاملات المالية في دفتر اليومية

تستخدم طريقة القيد المزدوج لتسجيل البيانات وذلك في خانتي المدين والدائن، كما سنوضح فيما يلي:

• يجب مراعاة الترتيب الزمني للمعاملات المالية عند كتابة القيد اليومي.
• تطبيق القيد المزدوج عند عمل القيود اليومية.
• لابد أن تكون لكل عملية رقم خاص بها وتاريخ مع مراعاة الترتيب التسلسلي لمختلف المعاملات.
• كذلك يجب شرح المعاملة في خانة البيان.
• يجب مراعاة عدم تعديل القيد بعد الانتهاء من تسجيله.