إن نام ERP أحد المصطلحات التي شاعت في الفترة الأخيرة والتي تعبر عن الأدوات المدمجة التي من خلالها يتم إدارة الشركات وإنه برنامج يشمل العديد من البرامج الداخلية المدمجة به، تعمل على دعم الأتمتة والعمليات المختلفة الخاصة بالموارد البشرية والتمويل بالإضافة إلى كل من خدمات المشتريات والتوريدات التي تحصل عليها بالإضافة إلى غيرها من الخدمات المختلفة التي تحتاج إليها.

ما هي أهمية أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP

تعرف على أهمية نظام ERP من خلال منصة خزينة المتخصصة الذي يضم الكثير من احتياجات شركتك، حيث أن هناك بعض المؤسسات التي تعتمد على هذا النظام بشكل كامل لدعم أتمتة العمليات التي تتم بداخلها، وبعض تلك الشركات تعتمد على أقسام خاصة منها مثل نقاط البيع وغيرها من الخدمات المختلفة ومن بين أبرز الأشياء التي توضح أهمية هذا النظام هي:

• الحصول على المعلومات الدقيقة الخاصة بكل من الجوانب المالية والتي تتحكم في سير العمل بشكل كبير.
• الحد من الأخطاء التي تنتج عن الطرق التقليدية التي من بينها برامج الاكسيل أو استخدام الأوراق.
• تدعيم فرص اتخاذ القرارات الصائبة للمؤسسة من خلال تسريع العمليات وأنها تتم بشكل لحظي شاملة كل التفاصيل.
• إمكانية التحكم في المميزات التي تحصل عليها بناء على الاحتياجات التي تريدها في شركتك.
• العمل بمرونة كبيرة لكي يتم من خلالها إعادة البرمجة لكي يكون البرنامج في النهاية مطابق لكل احتياجاتك.
• التطور الكبير بهذا النظام المواكب لكل التطورات التكنولوجية والاستعداد لكل ما هو جديد.
• الاستعداد لكل من أنظمة الذكاء الصناعي ومنصات بلوك تشين والأعمال الآلية وسهولة التخزين والبيع.
• المهام المملة يمكنك التخلص منها الآن من خلال نظام الأتمتة والتي توفر الوقت والجهد.
• العمل على إصدار التقارير وتوضيح نتائج دقيقة لها، وإصدار التقارير النهائية لها.
• يدعم إدارة المحاسبة في المؤسسة وتسهيل عليهم عمليات الحسابات وتدقيق العمليات المالية.
• تطوير أداء الموظفين في المؤسسة وتدريبهم على أعلى مستويات الاحترافية في أداء المهام الإلكترونية والتقنية.
• إصدار مستويات التشفير والحماية الكاملة لكافة البيانات المختلفة والحفاظ على سرية تلك المعلومات.
• القدرة على التواصل ما بين المؤسسة وبين العملاء وتدعيم إمكانية تطوير التفاعل فيما بينهم.
• يمكنك الحصول على كافة تلك الميزات مع خزينة وغيرها الكثير من التدعيمات الأخرى.

انواع انظمة تخطيط موارد المؤسسات

يمكنك الحصول على العديد من أنواع أنظمة ERP تخطيط موارد المؤسسات والتي تطورت بتطور هذه المنظومة والتي من بينها الأنواع الآتية:

نظام مفتوح المصدر

هناك بعض الأنظمة التي تكون مفتوحة المصدر والتي تكون بدون أي رسوم وتكون مجانية بالكامل والتي يوجد بها نظام الدفع الجزئي على بعض الخصائص التي تحصل عليها، وتتميز تلك النوعية من الأنظمة أن كود البرمجة الخاصة بها متوفر بشكل دائم، وتستطيع الاستفادة منه ومن التطورات التي توجد به بدون الحاجة إلى الرجوع إلى الصاحب الأصلي له.

نظام خاص بمكان العمل

إنها الأنظمة الغير سحابية والتي تعمل من خلال شبكة الاتصال الداخلية بدون الحاجة إلى الاتصال بالإنترنت والتي يتم تركيبها في مكان العمل، حيث تقوم الشركة بطرح الاحتياجات الخاصة بها لصاحب الخدمة أو مزودي تلك الخدمة ويتم تحضير تلك الإعدادات والأنظمة بشكل مخصص لتلك الشركة بشكل خاص وتعمل على أجهزة المؤسسة تلك فقط ويمكن الدمج بين هذا النظام وبين الأنظمة السحابية الأخرى التي تعمل بواسطة الإنترنت بنظام العمل المزدوج.

أنظمة سحابية

إنها تلك المنظومة التي يتم تدشينها لتعمل على الأجهزة المختلفة بشكل مترابط عبر شبكة الإنترنت والتي لا تحتاج إلى عمل أي إعدادات داخل نظام العمل الداخلي في المؤسسة سواء للأجهزة التي توجد بها أو أي استعدادات أخرى، كما أن نظام الدفع في تلك الأنظمة عادة ما يكون من خلال الدفع الشهري أو السنوي حيث تحصل على الدعم والخدمات من مزود الخدمة خلال فترة الاشتراك التي اخترتها.

مميزات نظام تخطيط موارد المؤسسة

تعددت المميزات التي تحصل عليها من خلال نظام ERP والتي تتلخص في الآتي:

• القدرة على التكامل بين أقسام المؤسسة الواحدة والتكامل بين قواعد البيانات الخاصة بها والتكامل أيضًا مع أي نظام آخر.
• الحد من الأخطاء البشرية واليدوية وتقليل الأخطاء بشكل كبير مع مستويات عالية من الدقة.
• الكفاءة والسرعة على أداء العديد من المهام المختلفة في وقت قصير وفي آن واحد.
• الحد من الروتين في أداء المهام المكلف بها كل من في إدارات المؤسسة والاعتماد على الأتمتة.

عيوب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات

بالرغم من المميزات التي توجد في نظام ERP إلى أنه يؤخذ عليه بعض العيوب التي تتلخص في النقاط التالية:

• هناك بعض الحالات التي تكون فيها التكلفة مرتفعة.
• كما أنه من الممكن أن يحدث فشل في تطبيق النظام بنسبة تصل إلى 50%.
• هناك بعض الحالات التي يصعب فيها التعامل مع النظام لأن المستخدمين لا يتلقون التدريب الكافي.
• إن بعض أنظمة ERP لا تعتمد العمل السحابي مما يصعب مشاركة البيانات والمعلومات مما يؤثر على كفاءة العمل.

المجالات التي يساعد فيها أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية

توجد العديد من المجالات المختلفة التي يمكن العمل من خلالها نظام والتي تشمل الآتي:

مجالات المبيعات

نظرًا لأن هناك طفرة في كل الأنظمة بالبلاد إلى تحول كل المعاملات إلى الصورة الرقمية مثل دفع الفواتير والضرائب وما إلى ذلك، عوضًا عن استخدام الطرق التقليدية مثل السجلات الورقية وهنا يأتي دور هذا النظام في أتمتة كل معاملات المبيعات من الشراء والسلع والمخزون وإصدار الفواتير وصرف المنتجات من المخازن وغيرها من العمليات المختلفة.

قسم نقاط البيع

الكثير من الأنشطة التجارية مثل الصيدليات والماركت وما إلى ذلك يكون لها أكثر من نقطة بيع والتي يطلق عليها أيضًا كاشير، يتم استخدام من خلاله جهاز الباركود الذي يسجل المنتجات التي يتم بيعها والأسعار التي يتم الشراء والبيع بها وأيضًا الكميات والأصناف وما إلى ذلك ومن ثم إصدار إيصال الدفع الخاص بالعميل.

قسم الموارد البشرية

التحكم والإدارة الكاملة لكل ما يتعلق بقسم الموظفين في المنشأة وتسجيل البيانات الخاصة بهم والسجلات الخاصة بكل موظف والحضور والانصراف بالإضافة إلى التقارير الخاصة بكل فرد وتحديد المهام المكلف بها كل موظف ومتابعة مدى تحقيقه لتلك المهام التي يكلف بها، بالإضافة إلى تسجيل الإجازات والجزاءات والمكافآت وغيرها من بيانات الموظفين.

المتاجر الإلكترونية

يمنحك نظام ERP واجهة استخدام مثالية للغاية تتعامل بها على متجرك الإلكتروني والتي تحتاج إلى تدعيم التفاعل ما بينك وبين العملاء وتلقي المعلومات الأساسية الخاصة بهم وجمع المعلومات عن السوق وما إلى ذلك من المميزات الأخرى.

إصدار أوامر العمل

هنا يأتي دور إصدار أوامر تصنيع المنتجات أو تدشين الخدمات التي سوف يتم بيعها والتحضير إلى التسويق لها، والتي تشم لعمليات التصنيع والأوامر التي يتم طرحها بالإضافة إلى الأدوات التي يتم استخدامها في تلك المهمة، والربط بين عملية التصنيع وبين دورة البيع وما إلى ذلك.

إدارة المخزون

يعمل نظام ERP على إدارة السلع والمخزون وتفادي المشكلات التي تتضمن المخازن مثل العجز في المنتجات أو توفر سلع غير ضرورية والربط بين المخازن وبين الإدارات الأخرى مثل إدارة المبيعات والمشتريات وإدارة الحسابات، بالإضافة إلى التحكم في مرحلة الجرد وتكدس المنتجات الغير ضرورية كلها ينظمها برنامج خزينة كأحد أفضل برامج ERP المتخصصة.

قسم المشتريات

إن هذا القسم أيضًا من الأقسام التي يدعمك فيها نظام ERP من خلال التمكن من تسجيل الموردين المناسبين بعد التدقيق في اختيارهم بعناية والتحقق أن الصفقة التي حققتها رابحها، بالتالي يتم توفير مبدأ التنافسية بين شركتك وبين الشركات الأخرى وهنا يتم تحديد دورة الشراء والبيع على حسب نوع المنتجات التي تقوم ببيعها ويمكنك التعديل عليها للوصول إلى دورة الشراء المثالية.

قسم المحاسبة

إن برنامج ERP يشمل كل ما يتعلق بالمفاهيم المحاسبية المختلفة من إنشاء القيود المحاسبية والدفاتر المتنوعة المتعلقة بالشجرة المحاسبية وعمل دورة محاسبية كاملة، بالتالي تسهل على صاحب العمل الوصول إلى أي عمليات مالية تتم داخل المنشأة بدون النظر إلى الأوراق المتكدسة والدفاتر المختلفة التي قد يتم فقد فيها البيانات والمعلومات المالية، بالتالي تسهل على صاحب العمل اتخاذ القرارات السليمة.

متي تعرف ان شركتك تحتاج لنظام تخطيط الموارد المؤسسية

هناك بعض المؤشرات المختلفة التي من خلالها تتأكد أنك بحاجة إلى نظام ERP في الشركة الخاصة بك فإنه ليس الخطوة المناسبة طوال الوقت ومن بين أبرز تلك المؤشرات:

• توفر العديد من الأقسام والأدوات المختلفة التي لديك والتي يصعب عليك تحقيق الترابط فيما بينها في تلك الحالة تكون بحاجة إلى نظام يحقق لك هذا الترابط.
• إن كان لديك العديد من النسخ للمعلومات على أكثر من جهاز والتي قد ينتج عنها عدم تطابق في البيانات وفقدان بعضها.
• أن لا يكون لديك قاعدة بيانات يتم تسجيل عليها المعلومات بشكل منظم وعدم توافر سحابة مركزية تشمل تلك البيانات.
• إهدار الكثير من الوقت في تسجيل البيانات والأدوات التي يتم استخدامها تكون بطيئة للغاية.
• الشركة الخاصة بك الآن تنتقل إلى مرحلة متطورة من التوسع في كل من المجالات التكنولوجية والاقتصادية.
• الحالات التي ينطبق عليها توجه التحول إلى النظام الإلكتروني.
• إن كان لديك فريق العمل المؤهل للعمل على الأنظمة الإلكترونية والقدرة على التعامل مع تلك التقنية.
• تكرار الشكاوى الخاصة بالعملاء سواء كان من مستوى الخدمة وصعوبة التواصل والتطلع إلى خدمة أفضل.
• إن كان المشروع الخاص بك طويل الأجل والتي تعد من مجالات الاستثمار الداخلي.
• حالة ما إن كان لديك برنامج بالفعل لكن هذا البرنامج لا يدعم التكامل بين واجهات المستخدم الأخرى.
• إن كان هناك الكثير من المعلومات التي لديك وكانت غير واضحة التي تحتاج إلى إعداد تقارير لها لتسهيل سير العمل.

كيف تختار نظام الـ ERP المناسب لاحتياجاتك؟

يمكنك اختيار نظام ERP بشكل احترافي للغاية لكن هناك بعض المعلومات الهامة التي عليك التعرف عليها والتي تشمل الآتي:

• التعرف على ماهية نظام ERP في الأساس والمهام التي سوف يقدمها لك والتي تستطيع إنجازها.
• عليك دراسة أنظمة ERP وعروض أسعار مختلفة واختيار الباقة المناسبة لك.
• الاختيار ما بين المميزات التي تحصل عليها والتكلفة التي تدفعها.
• لا تقم باختيار البرنامج بناء على التكلفة الأعلى أو من خلال البرنامج الأكثر شهرة لأنها ليست القاعدة الأساسية.
• بل اختر البرنامج الذي يحقق لك أكبر قدر من المميزات التي تسعى إلى الحصول عليها.
• تأكد من كفاءة عمل البرنامج وهي المعيار الأساسي الناتج من تجارب العملاء السابقين له.
• متابعة مستوى الخدمة التي يتم توفيرها إلى العملاء ومستوى الدعم الفني وقدرتهم على حل المشكلات التي تواجههك.
• بالإضافة إلى التعرف على المواعيد الخاصة بها وما إن كانت خدمة العملاء مجانية أم لا.
• قياس مستويات الاستثمار التي سوف تحصل عليها مقابل المبلغ الذي سوف يتم دفعه إلى النظام.
• كما أن العائد هنا الاستثماري قد يكون على المدى البعيد وليس بشكل مباشر مثل الاستثمارات التقليدية.
• تأكد من المعلومات الخاصة بتشغيل النظام ومدى سلاسة تشغيله على أنظمة التشغيل المختلفة.
• التعرف ما إن كان النظام يعمل على الجوالات ومتصفحات الإنترنت المتنوعة.
• اطلع على المعلومات المتداولة عن نظام التشغيل التي يتم نشرها على مواقع التواصل الاجتماعي والتي تعطي تقييمات حقيقية.

ما أسباب فشل أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP؟

هناك بعض الحالات التي قد يفشل فيها نظام ERP لتخطيط الموارد بالمؤسسة والتي من بينها الأسباب الآتية:

• إن النسب العالمية التي من خلالها يتم فشل تطبيق تلك الأنظمة داخل المؤسسات التي تقوم باستخدامها.
• أحد الأسباب أيضًا عدم توضيح المؤسسة الاحتياجات التي تريدها بدقة والتي ينتج عنها مشكلات في العمل.
• بالتالي يحدث تعارض ما بين النظام الذي تم تركيبه بالفعل وبين الاحتياجات الخاصة بالمؤسسة.
• أن يكون هناك تدريب غير كافي للموظفين داخل المؤسسة وعدم الأهلية للتعامل مع هذا النوع من البرامج.
• وأن تكون الخبرة الخاصة بالموظفين قليلة وقدرتهم على التعلم ضعيفة.
• فشل إدارة المؤسسة في التعرف على إمكانياتها وحدود العمل والتخطيط بداخلها.
• كما أن التصور الذي تكون الإدارة يكون غير واقعي بالمقارنة مع الحالة الواقعية التي عليها المؤسسة.
• المبالغة في فهم التفاصيل الخاصة بالنظام بدون البدء في تنفيذه مما يجعل العملية أكثر تعقيدًا.
• أن يكون النظام الذي تم اختياره غير مطابق للإمكانيات الخاصة بالمؤسسة سواء كانت مادية أو من جهة الكفاءة.
• ضمن الأسباب هي اختيار مطبق خاطئ لتفعيل النظام.

أفضل برامج ERP عربية وأجنبية

هناك العديد من المشغلات من برامج المتخصصة الاحترافية التي يمكنك الاستعانة بها والتي تشمل البرامج التالية:

برامج ERP العربية

• يمكنك الاستعانة ببرنامج خزينة المميز أحد البرامج العربية الاحترافية.
• بالإضافة إلى برنامج فاتورة المتخصص في أداء المهام للمنشآت المختلفة.
• فضلًا عن برنامج دفترة أحد برامج ERP بالتخصص.

برامج ERP الأجنبية

• أما البرامج الأجنبية فإن من بينها ساب.
• بالإضافة إلى برنامج ساج وبرنامج مايكروسوفت ديناميك.