إن إدارة التحصيل هي تلك العملية التي من خلالها يتم تحديد جميع الأموال المستحقة من العملاء مقابل تلك الخدمات التي حصلوا عليها من الشركة أو المنتجات التي تم شرائها بواسطة الائتمان من أحد الشركات الأخرى، من خلال تلك العملية يتم حصر السيولة الخاصة بالشركة وتحديدها والحد من مخاطر الخسائر التي قد تتكبدها الشركة وإن لتلك المهمة بعض الاستراتيجيات الخاصة بها التي تقدمها لك خزينة.

أهمية إدارة التحصيل

إن إدارة التحصيل من الإدارات الهامة التي لا يمكن الاستغناء عنها في الشركات، والتي تعمل على زيادة استقرارها المالي وسوف يتم تحقيق بعض المميزات التالية من التحصيل الإداري هي:

تدفق السيولة المالية

إن جمع المال في الوقت المناسب من العوامل التي من خلالها سوف يتم زيادة تدفق الأموال إلى الشركة بالتالي يساعد ذلك في الاستثمار بشكل أفضل في أنشطة الشركة المستقبلية بدون أي مشكلة.

الحد من المخاطر المالية

إن تلك الإدارة تحافظ على استقرار رأس المال نتيجة لأنها تحمي من مشكلات عدم السداد أو التأخر عن مواعيد السداد المحددة.

تنظيم علاقة الشركة بالعملاء

توضح تلك الإدارة الاتجاهات السوقية التي يتجه إليها العملاء وتنظيم العلاقة ما بين المؤسسة وبين العملاء، بالتالي يساعد ذلك في توجيه استراتيجيات الشركة في المستقبل.

مرحلة التخطيط في إدارة التحصيل

تتبع إدارة التحصيل التي توفرها منصة خزينة بعض المراحل والخطوات الأساسية التي تشمل الآتي:

توضيح التحليلات السابقة

• توضح تلك المرحلة كافة البيانات المتعلقة بالتحصيلات السابقة والعقبات التي كانت تواجهها من نقاط القوة والضعف.
• حصر المعلومات المالية مثل المبيعات الآجلة بالإضافة إلى كل من المتأخرات والمدفوعات والحصص المدينة.
• بالإضافة إلى حصر الخصومات بكل أنواعها والديون التي تم تسجيلها على المؤسسة أو الشركة.
• العمل على تحليل التقارير والنتائج ويتم ذلك من خلال أدوات منظمة تصدر تقارير عن مراحل التحصيل السابقة.
• توضيح التوصيات والنصائح التي تعالج العوائق التي واجهت الشركة في التحصيلات السابقة.

استراتيجية التحصيل

• وضع خطة محددة لتحصيل الأموال ودراسة المراحل التي سوف يتم اتباعها في التحصيل مستقبلًا.
• القيام بوضع الأهداف الرئيسية والمؤشرات التي يتم قياس التحصيل من خلالها.

تحديد أدوات التحصيل

• يتم اتباع أفضل الأدوات والأساليب المستخدمة في عملية التحصيل والتي تشمل طرق التواصل المباشرة والغير مباشرة مع العملاء.
• حيث تتضمن التواصل عبر البريد الإلكتروني أو إرسال رسائل إلى المدينين أو الاتصال بهم هاتفيًا.
• كما تساعدك المنصة في وضع التنبيهات المناسبة بمستويات مختلفة من التحذير على حسب كل حالة.
• أيضًا يتم طرح للعملاء التسهيلات الخاصة بالدفع والتي تتضمن الدفع الإلكتروني وغيرها من طرق الدفع.

مرحلة التنفيذ في إدارة التحصيل

بعد التحضير في إدارة التحصيل تأتي مرحلة التنفيذ والتي تشمل بعض الخطوات وهي:

تحديث عمليات التحصيل

• يتم الاعتماد في تلك المرحلة على تحديد العملاء المستهدفين على حسب طبيعة الدين المطلوب تحصيله منهم.
• البدء في التواصل مع العملاء بواسطة طريقة التواصل التي تم تحديدها مسبقًا.
• وضع خطط الدفع الميسرة للعملاء والتي من بينها التأجيل بالإضافة إلى التقسيط أو عمل تخفيضات.
• العمل على متابعة عمليات التحصيل التي تمت بالفعل وعمل تقرير نهائي لتلك العمليات وما ترتب عليها من نتائج.

تطوير سياسة التحصيل

• تتضمن تلك المرحلة الأهداف التي تم تحقيقها من التحصيل بالإضافة إلى متوسط عمليات التحصيل ونسبة التحصيل المحققة.
• تحديد الأدوار التي قام بها كل فرد من أفراد التحصيل وما تم تحقيقه من مرات الاتصال بالعملاء والمفاوضات التي تمت معهم.
• عمل خطة من خلالها يتم تحفيز فريق العمل وإصدار التقارير عنهم التي يترتب عليها المكافآت المقدمة لهم.
• وضع الاستراتيجية الشفافة لضبط ومعايير الجودة وقوانين حماية المستهلك وغيرها من المعايير الأخرى.

تدريب فريق التحصيل

• التعرف على الاحتياجات التي يفتقدها كل فرد في فريق التحصيل وتدريبه عليها.
• تحديد الوسائل المناسبة للتدريب من دورات أو ورش عمل أو محتوى رقمي وما إلى ذلك.
• عمل جدول زمني لمرحلة التدريب على حسب كل فرد والمهام التي سوف يتدرب عليها.

التواصل مع العملاء وتقديم الدعم لهم

• توضيح للعميل قيمة الديون التي عليه وتواريخ استحقاق تلك الأموال مع غرامات التأخير المقررة على الديون.
• تحديد للعميل كل من الحقوق الواجبة عليه والمستحقة له في كل الحالات.
• توضيح الإجراءات القانونية التي سوف يتم اتخاذها مع العميل في حالة عدم السداد.
• التواصل مع العميل والتعرف على الشكاوى أو المشكلات التي قد يعاني منها.
• وضع الحلول التي يمكن استخدامها لكل المشكلات التي مر بها.
• الاستجابة بقدر الإمكان إلى فترات السماح والتأخير أو تقليل نسبة الفائدة على العميل بشكل أو بآخر.
• تحفيز العميل على الالتزام بالخطة المتفق عليها للسداد وإرسال للعميل عبر منصة خزينة رسالة تنبيه قبل كل دفعة سداد.

متابعة السداد مع العملاء

• يتم إرسال للعميل إشعار قبل فترة السداد المستحقة.
• متابعة مع العميل تأكيد السداد التي من بينها رسائل الحسابات البنكية أو مختلف طرق السداد المختلفة.
• إصدار للعميل إيصال بالمبلغ المدفوع والمبالغ المتبقية المستحقة على العميل وتسجيلها بالكامل في النظام

تقييم أداة إدارة التحصيل

تقدم منصة خزينة بعض الأدوات لقياس إدارة التحصيل التي تشمل الآتي:

تحصيل المبيعات

• وهي تلك الأداة التي من خلالها قياس متوسط الأيام التي تحتاج إليها الشركة لتحصيل الأموال.
• حيث أنه كلما كان هذا المتوسط أقل كلما كان ذلك في صالح الشركة من حيث تحصيل الأموال في الوقت المناسب.

فاعلية التحصيل

• إنها تلك النسبة التي يتم تحصيلها من الأموال الفعلية المستحقة من العملاء إلى الشركة ضمن فترة محددة.
• على أن يكون ارتفاع هذا المؤشر دليل على فاعلية أكبر في عملية التحصيل وأن العملاء قادرين على السداد في الوقت المحدد لهم.

دوران الذمة المالية

• هو المؤشر المطبق على عدد المرات التي يتم تحويل فيها الأموال خلال فترة محددة من قيمة مدينة إلى أموال سائلة داخل الشركة.
• ارتفاع هذا المؤشر علامة على أن الشركة قادرة على سداد الديون التي عليها بشكل أسرع وأنها قادرة على تحويل الديون إلى مال سائل.

معدل التأخر في السداد

• إنه المعدل الذي يحدد الأيام التي يتم التأخير فيها عن سداد الفواتير من العملاء إلى الشركة.
• كلما قلت تلك الفترة كلما كان ذلك مؤشر على قدرة العميل على السداد أكبر وكلما كان ذلك مؤشر ثقة بين الشركة وبين العميل.

الربط بين مؤشر الاتصال ومؤشر وعد السداد

• وهو قياس معدل مرات الاتصال بالعملاء التي نتج عنها الوعود بالسداد وتم تنفيذ تلك الوعود وترجمتها إلى عمليات دفع فعلية.
• كلما زاد هذا المؤشر يكون دليل على أن الاتصال مع العملاء يتم بشكل ناجح وتطبيق تلك الفواتير بعمليات دفع.

الفواتير التي عليها مشكلات

• تشمل تلك الفواتير التي قام العملاء بالاعتراض عليها وتوضيح الأسباب المختلفة لهذا الاعتراض.
• كلما كان عدد تلك الفواتير التي عليها المشكلات أقل كلما كان ذلك دليل على جودة الفواتير التي يتم إصدارها.
• تساعدك منصة خزينة في تحديد المؤشرات المختلفة التي تحتاج إليها وتقييم تلك المؤشرات بواسطة أرقام واضحة ودقيقة.